4 métodos para priorizar tarefas e manter a gestão da sua igreja organizada

por Emanuelle Mello · 26 de outubro de 2021

No geral, você consegue manter a gestão da sua igreja organizada? Independente do porte da sua congregação, de quantos departamentos ela conta, ou se a membresia é grande ou não, toda igreja precisa lidar com aspectos administrativos e organizacionais. Afinal:

As finanças não se planejam sozinhas e nem são aplicadas da maneira que querem;

É preciso que haja uma forma de engajar os membros e não transformá-los em apenas membros “de culto de domingo”, e só;

Há células e pequenos grupos que precisam ser acompanhados;

Há muitos irmãos solicitando aconselhamento pastoral ou uma horinha de atendimento;

As reuniões de feedbacks e alinhamento que a liderança precisa comparecer são, geralmente, bem frequentes…

Entre tantas outras tarefas. Como um pastor ou um líder consegue conciliar tudo isso e ainda ter tempo para as demais áreas da sua vida? Parece tecnicamente impossível – nós sabemos – mas é justamente nisso que nós queremos te ajudar nesse artigo.

Antes de falarmos sobre isso, porém, compreenda quais são os benefícios de ter tudo organizado e devidamente planejado:

Benefícios de uma gestão organizada

Ter a gestão da sua igreja sempre organizada, apesar de parecer difícil, só traz vantagens. Alguns dos benefícios disso, são:

Todas as tarefas que possuem prazos nunca ficam atrasadas;
Uma gestão organizada traz credibilidade à igreja;
Os membros sentem segurança congregando em uma igreja cuja gestão é organizada;
Problemas burocráticos não acontecem;
As finanças sempre estão em dia;
As pessoas ficam mais motivadas a trabalhar.

Entre muitos outros. A questão é: como tornar isso possível? Continue lendo e descubra.

4 métodos para manter a gestão da sua igreja organizada

Em uma rotina apertada e com muitas tarefas a serem cumpridas, é preciso contar com recursos externos que possam auxiliar, de alguma forma.

Pensando nisso, preparamos 4 dicas de métodos para manter a gestão da sua igreja organizada. Esses métodos funcionam como ferramentas de priorização de tarefas e otimização de tempo e produtividade. Esperamos que você goste!

#1 Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de priorização de tarefas bastante utilizada, nomeada em homenagem ao general e ex-presidente americano Dwight Eisenhower.

Dwight acreditava que as tarefas poderiam ser classificadas em importantes e urgentes. Nesse contexto, as tarefas importantes seriam aquelas bastante decisivas, relacionadas a metas e objetivos, e que, mesmo que não precisem de resolução imediata, merecem atenção por serem as que mais trazem resultados.

As tarefas urgentes, por sua vez, são aquelas que têm prazo apertado e não podem ser adiadas, embora muitas vezes não sejam necessariamente decisivas ou essencialmente importantes.

Nesse sentido, a ideia dessa matriz é a separação das tarefas elencadas em quatro quadrantes:

Importante e urgente: tarefas que devem ser feitas imediatamente ou o mais rápido possível, considerando que são prioridade máxima;

Importante, mas não urgente: podem ser feitas após as urgências, mas não podem ser procrastinadas ou eliminadas;

Urgente, mas não importante: podem ser delegadas a outra pessoa ou então, automatizadas;

Não urgente, não importante: tarefas que estão na lista, mas podem esperar alguma sobra de tempo, ou ainda serem eliminadas.

Dessa forma, conforme você lida com as tarefas mais prioritárias, sua lista vai abrindo espaço para gerenciar as menos prioritárias e, eventualmente, tirá-las da lista de afazeres.

Em suma, ao colocá-las dentro de cada quadrante, você passa a enxergar de forma clara quais são as suas maiores prioridades, e quais as tarefas que podem ser deixadas para depois, ou mesmo de fora.

#2 Matriz GUT

A Matriz GUT é outra ferramenta de priorização de tarefas e que pode ser utilizada para manter a gestão da sua igreja organizada. Nesse método, a forma de avaliação é a natureza das tarefas e dos problemas a serem resolvidos, seguindo os critérios:

Gravidade: mede o impacto do problema. Para avaliar suas tarefas segundo a gravidade, é preciso pensar em quais são os efeitos que a não realização dessa tarefa pode provocar à sua igreja;

Urgência: mede o prazo dessa tarefa. Nesse caso, a análise que precisa ser feita é quanto tempo esse projeto pode esperar para ser realizado;

Tendência: mede a probabilidade de agravamento ou crescimento do problema. Neste critério, deve-se analisar qual a intensidade de piora do problema, se ele não for resolvido.

Dentro de cada um desses três critérios, deve-se pontuar as tarefas – ou problemas – de 1 a 5, somando posteriormente os pontos de cada um dos critérios, sendo:

Sem gravidade / sem urgência / sem tendência de piorar;
Pouco grave / pouco urgente / piorar em longo prazo;
Grave / urgente / piorar em médio prazo;
Muito grave / muito urgente / piorar em curto prazo;
Extremamente grave / extremamente urgente / agravar rápido.

É importante enfatizar que a soma dos pontos deve ser feita separadamente para cada um dos três critérios GUT. Depois, multiplicam-se as 3 somas, e ali está seu resultado final.

Por fim, é só criar um ranking dos problemas/tarefas, e ver qual é a que apresenta uma maior pontuação, e que, consequentemente, terá uma maior prioridade de resolução.

#3 Método GTD

A sigla GTD deriva do inglês “Getting Things Done”, e faz menção a uma metodologia que objetiva o desenvolvimento da capacidade de realização, performance e qualidade de vida. O processo se baseia em cinco etapas:

Coletar: nessa etapa, o objetivo é retirar da mente todas as ideias, atividades e tarefas a serem feitas, e anotá-las em um caderno, planner, bloco de notas, etc;

Processar: aqui é o momento de processar tudo o que foi anotado, avaliando as prioridades e as tarefas que podem ser eliminadas ou adiadas;

Organizar: nesse ponto, é preciso organizar e categorizar as atividades conforme o contexto de cada uma delas (a que área se refere, quem fará isso, etc);

Revisar: esse é o momento de revisar sua organização e perceber se algo está faltando ou não;

Fazer: essa última etapa refere-se à “mão na massa”, desenvolver as tarefas conforme o planejamento realizado.

#4 Rice

A Rice é outra matriz utilizada para priorizar tarefas e que pode certamente ser aplicada com o objetivo de manter a gestão da sua igreja organizada. O nome da matriz é um acrônimo para os 4 elementos utilizados para classificar os projetos e tarefas por prioridade, que são:

Reach (alcance): busca estimar quantas pessoas serão atingidas pelo projeto ou tarefa a ser executada;

Impact (impacto): busca fazer uma estimativa do impacto que será sentido por um indivíduo (Maciço = 3x, Alto = 2x, Médio = 1x, Baixo = 0,5x, Mínimo = 0,25x.);

Confidence (confiança): busca identificar projetos que são movidos mais por empolgação do que por um pensamento sério e analítico. Quanto mais sua tarefa for movida por puro entusiasmo, menor é o nível de confiança (Alto = 100%, Médio = 80%, Baixo = 50%.);

Effort (esforço): busca realizar uma estimativa do total de tempo demandado para a realização do projeto ou tarefa em questão. A pergunta a ser feita é: “quantas pessoas-mês para realizar isso”? (Use números inteiros e no mínimo meio mês.);

Resumidamente, depois de estimar todos os valores, basta colocá-los em uma equação, a fim de combiná-los em um único valor, o qual determinará a pontuação da tarefa em análise e classificar seu grau de prioridade:

Por fim, quanto maior a pontuação Rice, maior o nível de priorização da tarefa.

Tudo planejado e organizado, e agora?

Agora que você já sabe o que é prioridade máxima ou não, e que já listou o que você vai fazer primeiro e o que pode ser deixado para depois, está na hora de executar as ações.

É claro, se tudo fosse feito manualmente, suas tarefas permaneceriam com atraso, e você continuaria preocupado com o andamento do seu trabalho, mas não precisa ser assim. Queremos apresentar a você uma dupla infalível:

Métodos de priorização de tarefas + Sistema de gestão específico para igrejas

Tendo em vista que você já sabe como priorizar suas tarefas através das nossas dicas desse artigo, queremos ajudá-lo também em como executar essas tarefas, da forma mais eficiente, prática e integrada possível. E para isso, você pode contar com um sistema de gestão para igrejas, ou melhor: você pode contar com o Atos6

Baseado no conceito all-in-one, o Atos6 é um software criado e administrado por cristãos, com o intuito de facilitar o cotidiano das igrejas e auxiliá-las a cumprirem seu propósito com excelência. Dentre as funcionalidades, é possível:

aumentar o alcance e o engajamento das pessoas;
conhecer a fundo os membros;
acompanhar novos convertidos;
receber doações mensais de qualquer lugar;
gerenciar seus cursos, turmas e alunos de forma simples e eficaz;
fazer gestão de pequenos grupos ou células;
fazer a gestão financeira de forma segura, eficiente e online;
gerenciar eventos.

Quer saber como fazemos isso? Clique na imagem abaixo e descubra agora mesmo!

E aí? O que acha de aderir essa duplinha agora mesmo? Não perca tempo!

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