5 tarefas que devem ser feitas ao planejar um evento na sua igreja

Sejam seminários, treinamentos para a liderança, conferências para os jovens, festas para as crianças, cafés das mulheres, imersões de estudos bíblicos ou workshops para determinados ministérios ou departamentos, os eventos na igreja sempre acontecem. E para que eles aconteçam com sucesso, é preciso saber planejar. Você sabe o que é preciso considerar no momento de planejar um evento na igreja?

Há quem pense que basta apenas lançar o anúncio ao longo dos cultos, fazer algumas publicações nas redes sociais e abrir as inscrições que, pronto: já é meio caminho andado. Porém, isso é um engano. Um evento bem-sucedido exige diversas etapas – e cada uma exige muita atenção.

Neste artigo, você vai descobrir 5 tarefas que devem ser feitas ao planejar um evento na igreja – independente da modalidade. Está pronto? Continue lendo!

Ao planejar um evento na igreja, lembre-se de:

O planejamento de um evento é indispensável quando falamos da experiência do participante – tudo que ele vive, sente e aprende ao longo do evento. Quando um evento é desorganizado, porém, muitos aspectos são impactados:

• os participantes podem não querer se inscrever nos próximos eventos;
• a credibilidade da igreja é abalada;
• o organizador do evento pode sair dessa vivência absolutamente frustrado;
• os feedbacks dos inscritos serão negativos, o que pode levar a equipe de voluntários do evento ao desânimo;
• o pastor da igreja pode acabar optando por cortar a produção de eventos na igreja…

E muito mais. Acredite: é muito melhor preparar-se devidamente para realizar um evento bem-sucedido, do que ter que lidar com as consequências e os rastros de um evento mal-sucedido.

Portanto, priorize as seguintes tarefas:

#1 Selecionar e treinar uma equipe de excelência

Não há como um organizador, sozinho, planejar um evento do início ao fim. Para que não haja nenhuma pendência ao longo do evento, contar com uma equipe bem preparada é fundamental.

Para isso, recrute voluntários, selecione-os, prepare-os e promova a eles um treinamento específico para suas funções. Pega aqui mais algumas dicas práticas:

• analise o perfil de cada pessoa que se voluntariou a trabalhar;
• procure conhecê-los melhor;
• promova um brainstorming com os voluntários;
• ouça sugestões.

E não esqueça de engajar todos os voluntários em um treinamento completo – para acertar os detalhes, organizar funções, ensinar processos e assim por diante. Para que tudo isso seja possível, porém…

#2 Delegar funções

Em um evento, diversas são as etapas e as funções que devem ser assumidas. Por isso, para que seu evento aconteça de forma organizada e sem problemas que possam atrapalhar a experiência do participante, delegue e organize as funções para a sua equipe.

Um passo a passo simples para você fazer isso:

• Reúna os voluntários com perfil semelhante;
• Monte times de voluntários equivalentes às áreas de atuação dentro do evento;
• Procure designar cada time – de acordo com seu perfil – para uma tarefa específica: pessoas mais comunicativas ficam com a recepção, os mais introvertidos, por sua vez, ficam nos bastidores audiovisuais, e assim por diante;
• Por último, selecione pessoas dentro desses times para liderarem a função que lhes foi estabelecida, a fim de que tudo fique devidamente organizado.

Não esqueça de distribuir os voluntários de forma proporcional para cada função, para que ninguém fique sobrecarregado. Ah! E não esqueça que um evento não se resume apenas ao dia de sua realização, mas engloba também às ações pré e pós-evento.

#3 Elaborar estratégias de divulgação

Um exemplo de ação pré-evento é justamente a divulgação. Essa tarefa, tão indispensável em um evento bem-sucedido, deve ser levada a sério e receber o investimento necessário – e nós nem estamos falando necessariamente de investir dinheiro.

Apesar de existirem estratégias de divulgação pagas – como a mídia paga, por exemplo – muitas delas são gratuitas e só exigem que você invista tempo de pesquisa e conhecimento. Algumas dicas de meios de divulgação para você, a seguir:

• Redes sociais: as mídias sociais são ferramentas excelentes para divulgar seu evento, hoje em dia. Através delas, você alcança pessoas e ainda as engaja. Mas cuidado: não pense que fazer apenas um post irá levar centenas de inscritos ao seu evento;

• App da igreja: inserir seu evento dentro do aplicativo da igreja é uma forma de fazer com que os membros lembrem, se interessem e decidam por se inscrever;

Sua igreja ainda não tem um app? Clique aqui para saber mais sobre esse assunto!

• E-mail marketing: o disparo de e-mails pode ser muito efetivo quando feito de maneira estratégica e bem pensada. Lembre-se de caprichar no conteúdo e de segmentar seu público para um envio assertivo.

Para mais dicas de divulgação e para todas as etapas de eventos, acesse: https://blog.e-inscricao.com/.

#4 Contratar fornecedores e a estrutura necessária

Ao planejar um evento na sua igreja, preocupe-se também em contratar fornecedores e pensar na estrutura necessária com antecedência. Para essa tarefa, a pesquisa, os orçamentos e a análise de mercado são práticas essenciais. 

No momento da contratação, analise:

• Reputação do fornecedor que você pretende contratar;
• Forma de atendimento no primeiro contato;
• Abertura e flexibilidade para negociações e orçamento;
• Contrato de prestação de serviços.

#5 Promover inscrições online e fáceis

O público-alvo do seu evento pode até se interessar por participar mas, no fim, acabar desanimando porque o processo de inscrição parece ser complicado ou confuso demais. Você sabia que o meio com o qual você oferece inscrições pode ser extremamente decisivo para a participação – ou não – de alguém?

Para quebrar objeções e evitar que as inscrições sejam uma barreira, opte por oferecê-las de uma maneira fácil e rápida: é o caso das inscrições online. O seu público entra no site do seu evento, clica no botão de se inscrever, insere dados, escolhe a forma de pagamento e pronto: inscrição efetuada.

Acredite: essa é uma das tarefas mais importantes que devem ser realizadas ao planejar um evento na sua igreja.

Como oferecer inscrições online?

Essa é fácil! Para promover os melhores eventos na sua igreja e oferecer inscrições de forma prática e fácil, conte com uma plataforma especializada para isso. Nossa dica é o E-inscrição: uma plataforma integrada para atender seu evento do início ao fim, e com a melhor rentabilidade do mercado. Sem falar que, para eventos gratuitos, todos os recursos do E-i também são gratuitos.

O E-inscrição possui todas as funcionalidades necessárias para revolucionar seus eventos e proporcionar aos seus inscritos uma experiência muito mais enriquecedora!

Ao criar seu evento dentro da plataforma, você GANHA uma página moderna, personalizada e fácil de configurar para que seu público faça as inscrições – e eles podem pagar de diversas formas: cartão de crédito, boleto parcelado, PIX.

Além das inscrições online, a plataforma ainda te oferece:

• Formulários personalizados;
• Gestão de informações dos inscritos para arquivos em PDF;
• Possibilidade de oferecer diversas opções de pagamento: parcelas em até 12x em boleto e no cartão de crédito;
• Emissão de certificados;
• Envio de e-mails para lista de contatos ou inscritos;
• Página do evento com design moderno e de fácil configuração;
• Descontos e cupons para grupos que o organizador quiser.

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