Passo a passo de como gerenciar uma equipe de voluntários presencial e remotamente

Gerenciar um grupo de pessoas não é uma tarefa fácil. As pessoas, por si só, são subjetivas e possuem personalidades, temperamentos e mentalidades diferentes. Nesse contexto, queremos ajudar você, líder, com um passo a passo prático de como gerenciar uma equipe de voluntários – seja de forma presencial ou remota.

Independentemente de você gerenciar um grupo grande ou um grupo pequeno de pessoas, esses grupos são formados por voluntários.

Sendo assim, a gestão dessa equipe não pode ser feita embasada em uma relação chefe/patrão e funcionários. Todavia, também não pode ser levada de qualquer jeito, como se não fosse um trabalho sério: é preciso encontrar um equilíbrio entre esses dois aspectos.

Pensando nisso, e nas dificuldades em comum enfrentadas pelos líderes de departamento dentro das igrejas, preparamos um passo a passo prático para instruir você na gestão da sua equipe de voluntários de forma sábia e eficiente. Veja:

Como gerenciar uma equipe de voluntários

Como já mencionamos, quando se é líder de um grupo formado por voluntários, a gestão, querendo ou não, torna-se um pouco mais difícil, considerando que, para além de serem voluntários, todos eles são trabalhadores e servos em prol do Reino de Deus.

Nesse cenário, o gestor – ou o líder – precisa agir com prudência, mansidão e humildade, mas também com autoridade e postura de liderança. Dessa forma, ele conseguirá gerenciar sua equipe de maneira efetiva e sensata.

Ainda maior do que tudo isso, todo líder envolvido na obra do Senhor precisa estar subordinado primeiramente ao pastor titular da igreja – que lhe é autoridade espiritual – e principalmente ao nosso Grande Líder, Jesus.

Se alguém tem em seu coração o desejo – e as habilidades necessárias – de tornar-se um líder, ele precisa estar disposto a, muitas vezes, sacrificar e renunciar muitas coisas atrativas e, aparentemente, “merecidas”.

Todo líder na casa de Deus precisa ser manso e humilde de coração, assim como o Mestre foi enquanto esteve entre nós.

“Tampouco vocês devem ser chamados ‘chefes’, porquanto vocês têm um só Chefe, o Cristo. O maior entre vocês deverá ser servo.” (Mateus 23:10-11 – NVI).

Por isso, a  fim de otimizar o seu modo de gerenciar uma equipe de voluntários dentro da igreja, confira agora nosso passo a passo prático:

Gerenciando uma equipe de voluntários presencialmente

Certamente que, gerenciar uma equipe de pessoas ao vivo e a cores torna-se um pouco mais fácil que na forma remota – que abordaremos a seguir. Todavia, a gestão em si já é uma tarefa que exige muita coisa e é repleta de pequenos e grandes desafios.

Sendo assim, o primeiro passo a ser feito antes de arquitetar qualquer outra coisa, além de ser um conselho para todas as outras áreas da vida, é:

#1° Mantenha uma comunicação constante

Manter e nutrir um diálogo saudável com a sua equipe é essencial não só para o sucesso da sua liderança, mas também para um bom desempenho por parte de todos os voluntários.

Por isso, preze por reuniões constantes. É claro que, dependendo de que tipo de função que o seu grupo desempenha, essa frequência de encontros pode variar. Veja alguns exemplos práticos:

• Departamento de artes: se você é líder do ministério de louvor, dança, teatro e afins, o ideal é que se faça reuniões semanais – visto que esse departamento exige a realização de ensaios;

• Departamento infantil / Departamento de ensino: seja você líder do ministério de crianças da sua igreja, ou gestor das escolas bíblicas e módulos de ensino, esses dois ministérios demandam de, pelo menos, um ou dois encontros mensais, considerando que é necessário o alinhamento de pensamentos e propostas entre os professores voluntários.

• Diaconato / Integração / Boas-vindas: para o departamento que está sempre presente nos cultos e eventos da igreja, o ideal é que se realize uma reunião mensal, para que novas ideias sejam propostas e para que todos os fundamentos sejam relembrados.

Seja em qualquer departamento da sua igreja que contenha uma equipe – grande ou pequena – de voluntários, a realização de reuniões é fundamental. Nessas reuniões, procure ouvir os feedbacks, opiniões e novas ideias de todos os voluntários, com gentileza e com a mente aberta.

É importante fazer com que todos os voluntários sintam-se uma parte viva da equipe, em que eles possuem voz ativa e verdadeiramente estão fazendo alguma diferença. Por isso, esteja aberto a sugestões e faça todos eles participarem.

#2° Preze por uma organização e designação de tarefas adequada 

Próximo passo importantíssimo no momento de gerenciar uma equipe de voluntários: seja claro!

Um grupo de pessoas sem uma direção bem definida acaba se perdendo no caminho. Dessa forma, não basta apenas passar orientações a sua equipe: você precisa orientá-los de forma clara e sucinta, sem que qualquer um deles fique com dúvidas e exerça seu papel com insegurança.

Nesse viés, a organização e a designação de tarefas tornam-se extremamente necessárias, visto que, sem organização e divisão de serviços e deveres, não há clareza e portanto, não há produtividade.

Comece colocando no papel tudo aquilo que o seu departamento ou equipe está incumbido de realizar. Qual é a missão de vocês? Qual é o objetivo principal? O que cada membro do grupo pode fazer para contribuir com isso?

Seja organizado no momento de pontuar tudo isso. Construa uma planilha, deixe suas metas em um lugar visível e utilize ferramentas de produtividade, mas tenha todos esses aspectos bem definidos.

Depois, torna-se completamente mais fácil e leve designar as tarefas aos membros da sua equipe, considerando que você já os têm anteriormente definidos e claros.

No momento de designar as tarefas, pense:

• Tal tarefa seria melhor exercida por quem, de acordo com as habilidades e a disposição de cada um?
• Ninguém ficará sobrecarregado da forma como você distribuiu o serviço?
• Todos estão se sentindo úteis fazendo o que estão fazendo?

Feito isso, vamos ao próximo passo:

#3° Gerencie e importe-se com cada voluntário da sua equipe individualmente

É importante que você aja com sensibilidade e compreensão no seu relacionamento com a sua equipe.

Acima de você ser o líder e o gestor, você é um irmão em Cristo deles, e portanto, precisa agir como tal.

Nesse viés, não abuse da sua autoridade para faltar com respeito, agir com arrogância ou menosprezar qualquer um dos seus liderados. Antes, esteja pronto para ouvir, estender a mão e orar por cada um deles.

Lembre-se que a sua equipe se espelha em você. Portanto, você precisa ser o primeiro a dar o exemplo de alguém dedicado, perseverante, bondoso e humilde.

Além disso, lá vai uma dica indispensável que você precisa exercer: gerencie cada um dos voluntários de forma individual. Isso quer dizer que, além de gerenciar sua equipe como um todo de maneira geral, preocupe-se em dar um suporte personalizado para cada um que necessita do seu auxílio em particular.

Certamente, isso fará toda a diferença no seu modo de gerenciar uma equipe de voluntários. E ainda, isso perpetuará no exercício da função de cada um deles, que se sentirão motivados e ajudados.

Gerenciando uma equipe de voluntários remotamente

Quando falamos em gestão remota, o trabalho torna-se um pouco mais complicado. Isso porque, você não estará diretamente ao lado dos seus liderados a fim de auxiliá-los de um modo próximo e especial.

Em contrapartida, com o advento da igreja on-line e as mudanças que vem ocorrendo nos últimos tempos – impulsionadas pela pandemia e à reclusão social – novas formas de enxergar e lidar com as tarefas eclesiásticas surgiram.

Quanto à função de gerenciar uma equipe de voluntários, também é possível e completamente viável, mesmo que de forma remota.

Confira alguns passos para fazer isso acontecer:

#1° Realize reuniões constantes via videoconferência

Da mesma forma que presencialmente, é importantíssimo – até mais do que no caso presencial – manter um diálogo adequado e frequente com a sua equipe.

Mesmo distantes, a equipe precisa manter-se unida, alinhada e atualizada em tudo o que acontece em seu departamento. Por isso, uma dica é que você realize reuniões constantes via videoconferência.

Algumas ideias de ferramentas para a realização dessas reuniões:

• Zoom: uma ferramenta de videoconferência cujo plano gratuito oferece 40 minutos de reunião free, e permite que muitas pessoas participem de forma ativa. O Zoom também oferece funções como o chat e o compartilhamento de tela.

• Skype: o Skype oferece bate-papo por vídeo, chamadas internacionais e mensagens de texto via web. A ferramenta também inclui compartilhamento de tela e vídeo HD no plano gratuito.

• Google Meet: ferramenta do Google  que possibilita que você participe de reuniões diretamente de um evento da agenda ou convite por e-mail. 

Além disso, invista na criação de grupos de mensagens para uma comunicação completa e efetiva. Algumas ferramentas que permitem que você faça isso são o WhatsApp e o Telegram.

Próxima dica:

#2° Utilize uma plataforma de gerenciamento de tarefas

Outro passo indispensável no momento de gerenciar uma equipe de voluntários é a utilização de uma plataforma de gerenciamento de tarefas.

Para manter todas as demandas do seu departamento dentro dos prazos, planejar os próximos projetos e organizar tarefas de acordo com os responsáveis por elas, invista em um modo prático e digital de fazer isso.

Confira algumas dicas:

• Basecamp: o Basecamp é uma plataforma com layout limpo e simples de usar. Ele objetiva proporcionar uma fácil utilização e pouco tempo para resolver os problemas. Dentre suas funcionalidades, tem-se: compartilhamento de arquivos, lista de tarefas, Writeboards – que funciona como o Word – e função de mensagens.

• Trello: essa ferramenta é ótima para organizar as tarefas do trabalho, e também pode ser utilizada na organização das tarefas da sua equipe de voluntários. Ele possibilita, dentre suas funções, que você crie quadros que indicam a fase na qual o seu projeto está em desenvolvimento. Por exemplo: “Para fazer, em produção, finalizado, etc”. 

• Asana: é uma plataforma de gerenciamento ideal para tarefas em grupo. Dentre suas funcionalidades, tem-se: chat, calendário com visão geral dos membros e suas funções, lista de atividades (que pode ser organizada também por meio de quadros) e fórum de discussão. 

#3° Estabeleça metas e prazos bem definidos

O último passo para gerenciar uma equipe de voluntários com excelência e força máxima, é o estabelecimento de metas e prazos.

Eu sei, parece decepcionante. A maioria das pessoas fica completamente desanimada quando se fala de deadlines e limites de entregas de atividades que parecem curtos demais para executar qualquer coisa.

Em contrapartida, são eles que deixam o trabalho em ordem e que motivam toda a equipe a trabalharem com dedicação e persistência.

Nesse viés, dentro da gestão de uma equipe, esse aspecto é extremamente necessário.

Sonhe alto e grande coletivamente com a sua equipe, incentive-os a terem novas ideias e trace metas. Certamente no final, tudo terá valido a pena.

Como a tecnologia pode te ajudar 

Mediante todo esse passo a passo apresentado para que você consiga gerenciar uma equipe de voluntários, a tecnologia pode te ajudar.

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